Klantverhaal JV Constructie
“Ik ben heel blij met het systeem. Het bespaart me veel tijd.”
JV Constructie (JVC) staat bekend om dienstverlening op maat. En zeg je maatwerk, dan zeg je Torza. In dit artikel gaan we in op de succesvolle samenwerking tussen JVC en Torza en hoe het Torza ERP-systeem de bedrijfsprocessen van JVC ondersteunt.
Over JV Constructie
JV Constructie is als constructiebedrijf gespecialiseerd in het ontwerpen en produceren van hijs- en hefmiddelen op maat. Daarnaast kunnen klanten voor de inspectie, het onderhoud, de reparatie en de keuring van hijskranen terecht bij de servicetak van het bedrijf: JV Service.
Ter ondersteuning van al deze bedrijfsprocessen maakt JVC gebruik van het Torza ERP-systeem. Eigenaar Jan Veldman vertelt over hoe deze samenwerking tot stand kwam: “Ik liep tegen een aantal problemen aan. Ik had allemaal verschillende soorten mappen op mijn computer staan en maakte offertes, facturen en certificaten die wij meeleveren bij onze hijs – en hefmiddelen nog in Excel. Dat kostte enorm veel tijd. Ik wilde dit centraliseren en makkelijker maken voor mijzelf. Mark Ruiter van Torza was al bezig met het verbeteren van de website van JVC en van het een kwam het ander.”
Calculatie en certificering op maat
Omdat de standaardmodules van het Torza ERP-pakket in eerste instantie niet goed genoeg aansloten op de dienstverlening van JVC, werd besloten om het systeem om te bouwen. Zo werden er meerdere modules op maat gerealiseerd. Een goed voorbeeld hiervan is de calculatie module. Veldman zegt hierover het volgende: “Die is speciaal ingericht voor constructiebedrijven zoals wij. De module bevat onder andere een overzicht van materialen, snijtijden van machines en actuele prijzen. Hij is zo ontworpen dat ik achteraf niet meer hoef te checken of ik alle bewerkingen in de calculatie heb zitten. In een later stadium hebben we de module aangevuld met een overzicht van al onze producten, waar wij ook direct een calculatie achter kunnen plakken. Daardoor kunnen we voor onze standaardproducten nog sneller een prijs herberekenen.”
“Alle documenten worden bovendien direct opgemaakt in een op maat gemaakte template met ons logo erop. Tussen onze opdrachtbevestiging, pakbon en facturatie zit nog een belangrijke stap, namelijk de certificering van onder andere onze maatwerkoplossing. Denk hierbij aan certificaten van hijsmiddelen, EG-verklaringen en inspectierapporten van hijskranen en grondmiddelen. Voorheen was ik hier veel tijd aan kwijt. Nu wordt van ieder ontworpen en geleverde hijsmiddel automatisch een certificaat aangemaakt op basis van diverse templates. Mark heeft dit zo voor ons uitgewerkt dat wij alle templates zelf kunnen aanmaken en beheren.”
Nacalculatie
Een ander belangrijk onderdeel van het Torza ERP-systeem voor JVC zijn de mogelijkheden tot nacalculatie. Voor Veldman leveren die waardevolle inzichten op: “Nacalculatie is heel belangrijk voor ons. Omdat wij maatwerk leveren is vrijwel ieder project voor ons iets nieuws. Het is daarom moeilijk om een nauwkeurige inschatting te maken van de kosten en de urenbesteding van een project. Op basis van de urenregistratie en de nacalculatiemogelijkheden vanuit Torza kunnen we sturen op een juiste urencalculatie, duidelijk communiceren met de klant en een betere inschatting maken voor herhalende projecten.”
Onderhanden werk
Het Torza ERP-systeem biedt daarnaast een overzicht van onderhanden werk. Deze geeft aan hoeveel werkzaamheden er zijn verricht waarvoor nog geen factuur gestuurd is naar de opdrachtgever. “Dat vind ik heel belangrijk. Dat heeft bijna geen ERP-systeem. Wij zijn nu eenmaal geen standaard bedrijf dat vaste artikelen verkoopt. Ik weet hoeveel uren wij per maand moeten draaien om kostendekkend te zijn. Dat wil ik in mijn onderhanden werk terugzien”, aldus Veldman.
Keuringen en reparaties op locatie
Een laatste noemenswaardige functie heeft betrekking tot de inspectie-, keuring- en reparatiewerkzaamheden van JV Service. Daarbij maken monteurs gebruik van de Torza applicatie op een tablet. Hiermee worden alle op locatie uitgevoerde keuringen digitaal vastgelegd. De keurings- en inspectierapporten zijn direct beschikbaar en de bijbehorende werkbonnen worden meteen digitaal ondertekenend en uitgeprint.
Omdat er staffelprijzen aan elk template zijn gekoppeld wordt de factuur, op basis van alle bekende gegevens, dezelfde dag nog gemaakt. Eventueel aangevuld met alle uren en aanvullende werkzaamheden die op locatie zijn uitgevoerd. “Erg handig, want we hebben daardoor geen losse papiertjes meer” zegt Veldman over deze functie.
Kortom, de samenwerking tussen JV Constructie en Torza is er een op maat. Wat begon als voorziening in een aantal basisbehoeften is uitgegroeid tot een uitgebreid systeem dat naadloos aansluit op de bedrijfsprocessen van JVC en het functioneren van de organisatie aanvoert.